Polar Metalli Oy:n henkilötietorekisterien tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty: 20.10.2020
Polar Metalli Oy on suomalainen osakeyhtiö, jolla on sekä henkilö- että yritysasiakkaita niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Polar Metalli Oy hallinnoi ja omistaa seuraavat verkkosivut: www.polarmetalli.fi, www.mypizzamoments.com sekä www.polargrilli.com. Lisäksi sillä on oma verkkokauppa osoitteessa www.polarshop.fi. Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia näitä sivustoja sekä muita asiakasrajapintojamme, joissa käsittelemme asiakkaiden, tavarantoimittajiemme, potentiaalisten asiakkaiden sekä potentiaalisten työntekijöiden/harjoittelijoiden henkilötietoja. Noudatamme EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä Suomen lakia.
Tätä dokumenttia päivitetään tarvittaessa, ja sen mahdollisista muutoksista tiedotetaan Polar Metallin kotisivuilla sekä verkkokaupassa.
1. Rekisterinpitäjä
Polar Metalli Oy (Y-tunnus: 0679330-4)
Teollisuuskylänraitti 5
94450 Keminmaa
puh. +358 (0)400–284 400
sähköposti: info@polarmetalli.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Lea Åman
Polar Metalli Oy
Teollisuuskylänraitti 5
94450 Keminmaa
puh. +358 (0)400–284 400
info@polarmetalli.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste, rekisterit, henkilötietojen säännönmukaiset lähteet sekä rekisterien sisällöt
Polar Metalli Oy voi käsitellä henkilötietoja silloin, kun rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa, kun kyseessä on oikeutettu etu (asiakkuus, jäsenyys tai työsuhde), sopimus, lakisääteinen velvoite tai yleinen etu (esim. tutkimus ja arkistointi).
Polar Metalli Oy pitää sähköisessä muodossa olevaa asiakasrekisteriä, jonne kerätään (potentiaalisilta) asiakkailta itseltään kirjallisesti, digitaalisesti tai suullisesti saatuja henkilötietoja tarjousten laatimiseksi, tilausten käsittelemiseksi ja toimittamiseksi, asiakasviestintään sekä reklamaatioiden käsittelyä varten. Jotta asiakas voisi ostaa tuotteita Polar Metallilta ja päätyä asiakasrekisteriimme, tulee hänen olla täysi-ikäinen. Asiakasrekisterissä olevia tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Sähköinen asiakasrekisteri sijaitsee Polar Metallin omilla, Suomessa olevilla palvelimilla, joiden ylläpidosta vastaa DataNix Ky (2628325-6). Se voi sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja:
• nimi
• laskutus- ja toimitusosoite
• tilaustiedot
• puhelinnumero
• (sähköpostiosoite)
• kielikoodi (esim. suomi tai englanti)
• valuutta (esim. euro tai dollari).
Mikäli kyseessä on yritysasiakas, rekisterissä voivat olla myös seuraavat tiedot:
• Y-tunnus
• tietoja laskutus- ja toimitustavasta
• jälleenmyyjähinnat
• yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa.
Mikäli asiakas on tilannut tuotteen/tuotteita Polar Metallin verkkokaupasta (www.polarshop.fi), hänen itsensä antamat henkilötiedot (nimi, laskutus- ja toimitusosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tilaustiedot ovat myös verkkokauppa-alustalla. Siellä olevat henkilötiedot sijaitsevat suomalaisella palvelimella.
Henkilötietorekisteri muodostuu myös kaikista uutiskirjeemme tilanneista henkilöistä. Uutiskirjeen voi tilata joko osoitteesta www.polarmetalli.fi, www.polarmetalli.fi/sv, www.mypizzamoments.com, www.polargrilli.com, www.polarshop.fi, tai www.polarshop.fi/eu. Uutiskirjeen tilanneista henkilöistä tallentuu markkinointialustan tarjoavan yrityksen hallinnoimille palvelimille ns. sähköpostirekisteri. Näihin sähköpostiosoitteisiin Polar Metalli voi lähettää ko. markkinointialustan kautta uutiskirjeitä, jotka tilaaja/rekisteröity voi milloin tahansa perua. Samaiseen järjestelmään tallentuvat myös ne tiedot, jotka (potentiaalinen) asiakas on lähettänyt meille sivustollamme www.polarmetalli.fi olevien sähköisten lomakkeiden välityksellä. Nämä tiedot voivat sisältää nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen sekä tilaustietoja. Näitä tietoja tarvitaan tilausten käsittelemiseksi ja/tai yhteydenottajan kysymykseen vastaamiseksi.
Työnhakijarekisteri sisältää puolestaan Polar Metallille tulleita työ- ja harjoitteluhakemuksia sekä CV-dokumentteja, jotka työnhakijat ovat itse Polar Metallille lähettäneet. Kyseessä olevia henkilötietoja käsitellään uusien työntekijöiden/harjoittelijoiden löytämiseksi ja palkkaamiseksi.
Mikäli henkilö on osallistunut Polar Metalli Oy:n järjestämään kilpailuun tai arvontaan esim. messuilla, säilytetään henkilön itsensä antamat tiedot (nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite) vain siihen asti, kunnes kilpailu on ratkennut/arvonta on suoritettu ja palkinto on toimitettu voittajalle. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti.
Käytämme sivustoillamme myös evästeitä, Snoobi Analytics:iä ja Google Analytics:iä, joiden avulla sivustojen käyttäjistä tallentuu mm. IP-osoite, vieraillut sivut, käytetyt selaimet ja omille sivustoillemme saapumiskanavat. Näitä tietoja ei kuitenkaan tallenneta asiakasrekisteriimme. Google Analytics:in ja Snoobi Analytics:in keräämistä tiedoista käsittelemme/analysoimme ainoastaan yleisellä tasolla sivustojen kävijämääriä, vierailuaikoja, suosituimpia alasivuja, vierailijoiden kotimaita sekä sivustoillemme saapumiskanavia. Asiakas/Sivustojemme käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön muuttamalla Internet-selaimensa evästeasetuksia.
Uutiskirjeitä lähetetään vain niille (potentiaalisille) henkilöasiakkaille, jotka ovat tilanneet Polar Metallin, Polar Grillin, MyPizzaMoments:in tai Polar Shop:in uutiskirjeen. Polar Metallin luomia, sosiaaliseen mediaan tarkoitettuja mainoksia voivat nähdä puolestaan sellaiset henkilöt, jotka ovat sallineet mainosten esittämisen Facebookissa, Instagramissa tai muissa sosiaalisen median alustoilla ja/tai Googlen palveluissa. Facebookin/Instagramin omista tietosuoja- ja evästekäytännöistä voit lukea täältä: https://www.facebook.com/policy.php# sekä https://www.facebook.com/policies/cookies/#. Googlen tietosuojakäytänteistä voit puolestaan lukea täältä: https://policies.google.com/privacy/update#infochoices.
Potentiaalisista, uusista asiakasyrityksistä pidetään sähköistä markkinointirekisteriä. Siihen on kerätty tietoja esimerkiksi eri yritysten kotisivuilta tai ostamalla hakuehdot täyttäviä yritysyhteystietoja (yrityksen nimi, toimiala ja osoite sekä yhteyshenkilön nimi, työsähköpostiosoite ja työnumero) niitä myyviltä tahoilta. Niiden edustajille, kuten myös olemassa oleville asiakasyritysten edustajille, voidaan lähettää markkinointiviestejä, kuten uutiskirjeitä, mikäli he eivät ole sitä erikseen kieltäneet joko ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai kirjautumalla pois postituslistalta.
Toimittajarekisteri on sähköisessä muodossa oleva rekisteri. Se sisältää tietoja tavarantoimittajistamme: nimi, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja osto-/tilaustiedot.
4. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset Polar Metalli Oy:n työntekijät, jotka hoitavat työnsä puolesta tilauksien hallintaa ja/tai asiakasviestintää. Heitä kaikkia sitoo vaitiolovelvollisuus. Käytämme lisäksi huolellisesti valikoituja alihankkijoita, jotka tietyissä tapauksissa voivat käsitellä ja/tai nähdä asiakastietojamme. Tällaisia vastaanottajaryhmiä ovat
• kotimaiset ja ulkomaiset logistiikkayritykset, jotka toimittavat lähetykset asiakkaillemme
• mainos- ja viestintätoimistot, jotka toteuttavat puolestamme yritysviestinnän toimenpiteitä
• verkkokauppa- ja markkinointialustojen ylläpitäjät ja tekniset tukihenkilöt. Kyseiset alustat ovat yhdysvaltalaisten yritysten hallinnoimia, ja näin ollen henkilötietoja voi olla tallennettuina myös EU:n ulkopuolisilla palvelimilla. Mikäli (potentiaalinen) asiakas ei halua, että hänestä tallentuu henkilötietoja ko. alustoille, pyydämme olemaan käyttämättä verkkokauppaamme ja/tai olemaan lähettämättä lomakkeita/uutiskirjetilauksia kotisivujemme kautta. Tilaukset ja tiedustelut voi tehdä myös puhelimitse, jolloin tilaustiedot tallentuvat vain Polar Metallin omille, Suomessa sijaitseville palvelimille.
5. Henkilötietojen säilytysaika ja suojaus
Asiakkaiden henkilötiedot säilytetään Polar Metalli Oy:n sähköisessä asiakasrekisterissä vain sen aikaa, kun se on tarpeellista asiakassuhteen hoitamiseksi ja/tai markkinoinnillisista syistä, minkä jälkeen ne poistetaan. Verkkokauppa- ja markkinointialustoilla olevat henkilötiedot poistatetaan asiakkaan pyynnöstä (ks. kohta 6). Työnhakijarekisterissä olevat tiedot säilytetään yhden (1) vuoden ajan niiden saapumisesta, minkä jälkeen ne poistetaan. Tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin tai muilla teknisillä keinoilla.
Mikäli henkilö on osallistunut Polar Metalli Oy:n järjestämään kilpailuun tai arvontaan, henkilön itsensä antamat tiedot säilytetään vain siihen asti, kunnes kilpailu on ratkennut/arvonta on suoritettu ja palkinto on toimitettu voittajalle. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti.
Kaikkia asiakastietoja käsitellään luottamuksellisesti, eikä asiakastietoja myydä eteenpäin. Mikäli havaitsemme tietovuodon, tiedotamme siitä asianomaisia viipymättä ja viemme tiedon eteenpäin myös valvontaviranomaiselle. Polar Metalli Oy ei vastaa asiakkaan huolimattomasta nettikäyttäytymisestä tms. johtuvista tietoturvaongelmista.
Jos (potentiaalinen) asiakas esim. kommentoi tai tykkää eri some-kanavissa jakamiemme julkaisujen sisällöistä tai jakaa niitä eteenpäin, on hän ko. some-kanavan tietosuojakäytännön piirissä – ei Polar Metallin.
Polar Metalli Oy ei vastaa mahdollisten kolmansien osapuolten aiheuttamista, tai niitä koskevista, tietoturvavuodoista.
6. Asiakasrekisterissä olevan luonnollisen henkilön oikeudet
Rekisteröidyllä on
a) tarkistus- ja muutosoikeus omiin henkilötietoihinsa, ts. oikeus nähdä, mitä tietoja hänestä on kerätty henkilötietorekistereihimme, sekä oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisemista
b) oikeus tulla unohdetuksi, ts. poistattaa omat henkilötietonsa yrityksen (Polar Metalli Oy:n) henkilötietorekistereistä
c) oikeus siirtää omat henkilötietonsa toiselle yritykselle
d) oikeus rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä ja niiden siirtoa järjestelmästä toiseen
e) oikeus perua aiemmin antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn
f) oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
g) oikeus kieltää Polar Metalli Oy:n (sis. mypizzamoments.com, polargrilli.com ja polarshop.fi -sivustojen) lähettämä suoramarkkinointi/uutiskirjeet
h) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Käytännön ohjeet
Mikäli oikeutettu asiasi koskee kohtia a, b, c, d, e tai f (ks. yllä), ole yhteydessä Polar Metalli Oy:n asiakaspalveluun (Polar Metalli Oy, Teollisuuskylänraitti 5, 94450 Keminmaa, info@polarmetalli.fi tai puh. 0400–284 400). Sinun tulee voida todistaa henkilöllisyytesi vierailemalla Polar Metalli Oy:n toimistolla ja esittämällä virallinen henkilöllisyystodistus. Lisäksi allekirjoitat pyyntöä koskevan dokumentin. Tämän jälkeen Polar Metalli Oy:llä on yksi (1) kuukausi aikaa toimittaa pyytämäsi tiedot tai antaa selvitys syistä, miksi pyydettyjä tietoja ei voida toimittaa annetussa ajassa.
Mikäli haluat kieltää lähettämämme uutiskirjeet (ks. kohta g), voit tehdä sen klikkaamalla uutiskirjeen lopussa löytyvää Peru uutiskirje -linkkiä. Tarvittaessa voit olla myös yhteydessä Polar Metalli Oy:n asiakaspalveluun.
Mikäli olemme mielestäsi menetelleet väärin henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Ole siinä tapauksessa yhteydessä Tietosuojavaltuutetun toimistoon, ks. www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.